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文件管理(4.4.5)
组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保：
a、文件能够定位；
b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本；
d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。
组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保：
a、文件能够定位；
b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本；
d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。
、培训、意识与能力(4.4.2)
组织应确定培训的需求。应要求其工作可能对环境产生重大影响的所有人员经过相应的培训。
应建立并保持一套程序，使处于每一有关职能与层次的人员都意识到：
（a）符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性；
（b）他们工作活动中实际的或潜在重大环境影响，以及个人工作改进所带来的环境效益；
（c）他们在执行环境方针与程序，实现环境管理体系要求，包括应急准备与响应要求方面的作用与职责；
（d）偏离规定的运行程序的潜在后果。
从事可能产生重大环境影响的工作人员应具备适当的教育、培训和(或)工作经验，胜任他所担负的工作
组织应确定培训的需求。应要求其工作可能对环境产生重大影响的所有人员经过相应的培训。
应建立并保持一套程序，使处于每一有关职能与层次的人员都意识到：
（a）符合环境方针与程序和符合环境管理体系要求的重要性；
（b）他们工作活动中实际的或潜在重大环境影响，以及个人工作改进所带来的环境效益；
（c）他们在执行环境方针与程序，实现环境管理体系要求，包括应急准备与响应要求方面的作用与职责；
（d）偏离规定的运行程序的潜在后果。
从事可能产生重大环境影响的工作人员应具备适当的教育、培训和(或)工作经验，胜任他所担负的工作
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该条款首先要求组织应确定的培训的需求，确保相关的人员都经过培训。应制定相应的程序，规定培训工作如何展开。培训应满足组织人员的有关意识与能力的要求，不定期到预定的培训效果。
标准首先强调了组织应确定培训需求，不同层次的人员，其需求是不同的，要求与重大环境影响有关的所有人员都应经过相应的培训。这就是要求组织识别环境因素时，将重要环境因素与组织的活动、相关的工作岗位联系起来。例如，某公司将危险化学品意外泄漏作为重要环境因素，那么与危险化学品有关的岗位就包括：采购、仓库管理、运输部门、使用、废弃化学品管理等。这些人员都应得到培训。
具有较高的环境意识是这一条款的要求之一。不少环境问题的产生是环境意识不高、缺乏严格的规定或不按照程序的规定操作引起的，因此，通过有效的培训过程，使有关人员认识到：a严格执行环境方针和有关程序的重要性；b不符合程序规定的潜在后果；c能否在本岗位改进提高；d如何处理紧急情况。
对与重要环境因素相关的岗位，仅有相应的意识的要求是不够的，必须具备相应的能力。应针对不同的管理、技术、操作人员的培训需求，确定不同的培训内容。如对环境管理体系内审人员应进行有关环境管理审核的培训，确保审核过程的客观、有效。对于在污水处理厂水质监测的人员就应了解监测的方法与实验操作规定，并比较数据，确保能及时发现水处理过程中的不合格现象。
标准首先强调了组织应确定培训需求，不同层次的人员，其需求是不同的，要求与重大环境影响有关的所有人员都应经过相应的培训。这就是要求组织识别环境因素时，将重要环境因素与组织的活动、相关的工作岗位联系起来。例如，某公司将危险化学品意外泄漏作为重要环境因素，那么与危险化学品有关的岗位就包括：采购、仓库管理、运输部门、使用、废弃化学品管理等。这些人员都应得到培训。
具有较高的环境意识是这一条款的要求之一。不少环境问题的产生是环境意识不高、缺乏严格的规定或不按照程序的规定操作引起的，因此，通过有效的培训过程，使有关人员认识到：a严格执行环境方针和有关程序的重要性；b不符合程序规定的潜在后果；c能否在本岗位改进提高；d如何处理紧急情况。
对与重要环境因素相关的岗位，仅有相应的意识的要求是不够的，必须具备相应的能力。应针对不同的管理、技术、操作人员的培训需求，确定不同的培训内容。如对环境管理体系内审人员应进行有关环境管理审核的培训，确保审核过程的客观、有效。对于在污水处理厂水质监测的人员就应了解监测的方法与实验操作规定，并比较数据，确保能及时发现水处理过程中的不合格现象。
