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首先就是档案密集架可以大大的节省空间。档案密集架取代了档案室的文件柜和档案柜，为客户节约了很大的空间。在同一间档案室内，存放相同的资料的情况下，使用档案密集架比使用普通的档案柜可以节省大约70％的空间。更是减少了档案管理员的工作压力，使得档案管理工作更轻松方便。这也是档案密集架为什么可以替代普通的档案柜受到人们欢迎的原因之一。
第二点，使用方便。利用档案密集架档案管理人员可以更方便的存储和查找相关的资料档案，大大的节省了时间，提高了工作效率，减轻了工作人员的负担。
电动密集架作为传统密集架的替代产品, 电动密集柜以其更高的科技含量,人性化的人机对话界面,与数据库良好的对接,方便的控制系统升级,手动、电动、电脑控制功能的一体化,智能化的档案查询方式和档案存放位置的指示,成为档案管理人员的好帮手。实现了档案出入库的控制,解决了档案随意进出库房的问题。对于每次档案进出的合法状态,带出人员进行记录。支持档案的创建、借阅、归还、入库、上架、下架、查询、销毁的全生命周期的管理,可以记录档案的保存、起止时间并及时提醒到期归还的档案,释放档案存储空间。
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