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环境管理体系文件编制(4.4.4)
  组织应以书面或电子形式建立并保持下列息；
  (a) 对管理体系核心要素及其相互作用的描述；
  (b) 查询相关文件的途径。
  理解要点：
  条款要求以文件的形式描述组织的环境管理体系，并提供相关文件的查询途径，一般应形成一套环境管理文件系统，支持现有的环境管理体系，为组织的内部管理和外部审核提供依据。
  环境管理体系文件的内容应足够详尽，能充分描述环境管理体系的核心要素，以及它们之间相互作用的情况，这里所指的管理体系核心要素可理解为管理的基本要素，即ISO14001的17个要素。
  组织在编写环境管理体系文件时，可参考组织原有的管理体系文件，如ISO9000体系文件，可包括手册、程序及作业指导书、表格记录、及其他文件多个层次和类型。环境管理体系并不严格地要求组织拥有环境管理手册，也不支持采用复杂的文件系统。
  所有上述文件都是环境管理体系文件的组成部分，为了便于管理使用和外部审核，各层次文件间应指出查询途径。另外，环境管理体系文件应与其他体系文件相协调，可以将环境文件纳入其它体系文件中或引用其它文件。同时也需要提供查询办法。
  环境管理体系文件可以以传统的书面形式也可以以先进的电子媒体形式建立和保持，也可两种形式并存。




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1.3 文件适宜性评价
       企业建立环境管理体系时编制了一套程序文件，但是运行时会发现实际情况或许与当初设想的有出入；又或者企业机构和职责因有调整而发生变化，对这些情况都应该即使作出相应的文件评审和修改。如审核时发现有企业建立体系之后部门有所调整，但相关的教育培训程序文件却没有更新，企业缺少对应急准备和响应后的文件适用性评价，使得程序文件流于形式，成为一纸空文。ISO14001环境管理体系是个文件化的体系，它强调是文件的适宜性、符合性和可行性，并要体现出其充分性和有效性，因此文件要适合企业自身的特点，与时俱进，不断提高企业的管理水平和改善运行机制。




  1 对核心要素实施情况的评价
        企业在运行体系的过程中应不断完善各项核心要素的功能，提高环境管理水平，包括环境因素的识别与评价的不断深化、企业机构与职责的不断完善、培训内容的不断深化与扩展、运行控制与应急响应程序的不断完善、加强体系运行的监督检查、环境管理体系审核的不断强化等。另外还要做好以下5个方面的评价工作




文件管理(4.4.5)
  组织应建立并保持一套程序，管理本标准所要求的所有文件，从而确保：
  a、文件能够定位；
  b、对文件进行定期评审，如必要时予以修订并由授权人员确认其适宜性；
  c、凡对环境管理体系的有效运行具有关键作用的岗位，都能得到有关文件的现行版本；
  d、及时将失效文件从有发放和使用场所撤回，或采取其他措施防止误用；
  e、由于法律和(或)保留息的需要而保存的失效文件，予以适当标识。

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