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一、智能档案库房对档案的管理更有序、无忧
智能档案库房具有独特的保护系统，它可以通过红外检测、监控录像、门禁、报警等达到对档案高度的和保密，不仅可以检测到人员的出入，还能实时远程获取到到档案的存取息，真正做到了防盗。智能档案库房除了对档案有保护的能力，还对人体有一定的保护，比如防倾倒、漏电保护、防挤压保护等等。
二、智能档案库房对档案的管理更数字化。
智能档案库房自身就具有数据库系统以及条码管理系统，数据库系统的建立，对档案可以有效的进行备份，保证了电子档案和实体档案长时间的存储，即使实体档案出现丢失和受损的情况，它也能够轻松调出电子档案。此外，通过库房的条码系统，可以实现对档案进行自动盘点，出库、入库、查漏、补缺都更加快捷。
三、智能档案库房比普通密集架更“智”
智能档案库房的发展是基于普通密集架的，相比普通手动密集架，智能档案库房充分利用了先进的智能技术，增加了多个智能管理系统，实现了档案的智能化存取、实现了智能调节温度和湿度、实现了对库房空气质量的检测，在一定程度上减少了人工的工作时间和精力，有效的提高了工作效率。
档案管理技术发展这么长时间以来,定制“档案室”,智能型档案密集架的应用变得越来越广泛.随着档案管理技术和对自动化机器依赖程度的不断提高,自主化、个性化、智能化、高品质的档案管理需求变得越来越明显,智能型档案密集架、智能档案库房的建设的缺口越来越大.档案室的建设越来越注重档案管理的智能化,而智能型档案密集架的出现则充分满足了这一需求.
智能型档案密集架的定制,对智能系统、档案室基础条件、档案室规划设计等都有比较高的要求.而智能档案库房管理系统作为智能型档案密集架的核心,就是“高定”档案室体系中重要的一部分.作为智能型档案密集架的核心,有六大系统功能：智能密集架、RFID系统,环境控制系统、数字化处理、安防系统、档案管理平台.这六大系统功能相辅相成,为智能型档案密集架的建设提供智能技术支持！
1、档案库房应有防盗措施,一般库房要加设防盗门窗.
2、档案库房窗子要配挂窗帘,防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜,避免日光灯中紫外线对档案的破坏.
3、湿度较大的库房应配备去湿机及放置吸潮剂.
4、档案库房周围要灭绝火源迹象,库内严禁吸烟,要建立严密的防火制度并配备消防灭火器材.
5、为防止档案发生鼠害,库房应定期检查并投放灭鼠药.
6、档案库房可通过洒冷水、机械通风、自然通风等方法减缓库内温度过高现象.有条件的单位应配备空调设备,以达到库房理想的温度.
7、为防止灰尘对档案的损害,库房好加双层窗,同时利用吸尘器及时吸除档案柜架上的灰尘.
8、档案柜架应防止防虫,以防档案害虫破坏档案.
所谓智能档案室,按照国际上较为流行的说法,就是“通过对建筑的4个基本要素,即结构、系统、服务和管理,以及它们之间的内在联系,以优化的设计,提供一个合理,又拥有率的优雅舒适、便利快捷、高度的环境空间”.换句话说,就是要以计算机网络系统为核心,将建筑技术、计算机技术、通技术、控制技术、电子技术、监视技术和现代管理技术等众多相关的新技术紧密结合,有机集成,实现设备控制、通、办公、消防、安保等管理的自动化.
目前,随着智慧城市的建设,智能化档案室的建设也迫在眉睫,档案库房一体化智能管理系统需要具有档案库房内所有设备进行一体化管理,设备包括智能密集架、恒温恒湿设备、定位传感器、空气净化消毒设备、红外防盗设备、出入门禁设备、智能灯光照明设备、视频监控设备等集中一体化管理,以统一专用设备接口接入库房局域网总线,各功能设备独立运行的同时,根据设定逻辑和特定要求联动运行,实现档案的智能化存取、档案库房温湿度的智能调节、档案库房空气质量的采集及净化,有效地保证了档案的与寿命.
另外,标准的档案室建设要严格按照档案保护的“九防”(防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染、防高温)要求而建设的,其目的是使档案库房环境更舒适、档案存放更、档案管理更、人员身体更.
